Midiendo valor y retorno

Conseguir medir el valor y el retorno que está dando un sistema de diseño es unas de las labores más importantes que tiene por delante un equipo de diseño. La idea es conseguir saber el rendimiento que está teniendo el sistema, y para ello vamos a necesitar datos que nos permitan conocer su estado y así valorar si tiene sentido seguir invirtiendo en él.

En Far Co tenemos un plan de medición para evaluar el éxito que está teniendo un sistema. ¿Qué significa que tenga éxito? Aumento de la productividad y la velocidad a la hora de construir un producto. Este plan lo dividimos en 2 partes:

  1. La salud del sistema: Métricas relacionadas al uso del sistema, uso de los componentes, etc. Esto nos ayudará a entender mejor qué está funcionando y qué cosas necesitamos actualizar, siempre basándonos en datos reales de uso.

  2. El ROI del sistema: Métricas basadas en objetivos de negocio y los KPI's que tenga el sistema. Estos son los datos que presentaremos a las capas más altas de la organización para demostrar el valor que aporta el sistema y conseguir que se siga invirtiendo en él.

Por poner un ejemplo, hemos visto un ahorró en torno a 10.000 horas y 280.000€ en un Q, en 1 proyecto, usando el sistema de diseño. El método que usamos para medir este retorno lo presentamos más abajo.

Midiendo la salud del sistema

Vamos a contaros el framework que usamos, basado en métricas, KPI's y objetivos para medir el sistema de diseño. Te recomendamos empezar definiendo los objetivos de tu sistema, luego los KPI's que te dirán si tiene éxito o no y finalmente las métricas que usarás para valorarlo. Un par de cosillas a tener en mente:

  • Revisa periódicamente las métricas. Es buena práctica ir revisando las métricas semanalmente, para así poder tener una comparativa semana a semana y ver si el sistema está mejorando o no. Elige un día y cíñete a él. Los periodos de tiempo tienen que ser siempre los mismos.

  • Dashboard de datos. Un dashboard en la web del sistema así como datos reales en un Google Sheet ayudan mucho y deberían estar accesibles para todos los equipos.

Aquí os dejamos un par de ejemplos en relación a la salud del sistema:

Objetivo 1 / Incrementar el uso del sistema de diseño

KPI's

  • Número de equipos usando el sistema de diseño

  • Número de equipos / proyectos en total

  • % de equipos que usan el sistema

  • Número de librerías que se están utilizando

Objetivo 2 / Incrementar la implementación de archivos en producción

KPI's

  • Número de componentes en producción

  • Componentes totales en el sistema

  • % de componentes en producción

  • Número de componentes con errores

  • % de componentes que funcionan

Objetivo 3 / Mejorar la efectividad de los canales de feedback

KPI's

  • Número de peticiones de feedback

  • Días que se tarda en resolver una petición

Midiendo el retorno en tiempo y dinero

Vamos a ver ahora el cálculo que usamos, el cuál se puede aplicar en cualquier sistema de diseño para medir cuánto tiempo ahorramos y, por lo tanto, también cuánto dinero ahorramos mediante el uso del sistema. A continuación, os contamos paso a paso cómo lo hacemos.

Este proceso mide el valor del sistema durante la fase de diseño. No estamos incluyendo la parte de desarrollo, así que el ahorro en tiempo y dinero será aún mayor.

Paso 1. Definiendo el valor por componente.

Vamos a empezar definiendo el valor de un componente en términos de tiempo (horas) y coste (euros €):

Tiempo (horas) = tiempo desde que recibes los requisitos hasta que obtienes la aprobación final y lo subes al sistema. Coste (euros €) = media del coste por hora de un diseñador x el número de horas empleadas.

Ejemplo: un componente

7 horas = tiempo desde que recibíamos los requisitos hasta que obteníamos la aprobación final y lo subíamos al sistema. 196€ = 28€ x 7 horas (52.500€ salario medio de los diseñadores de la compañía ➗ 1.840 horas en un año = 28€ hora)

Paso 2. Definiendo el número de componentes únicos

Ahora, vamos a definir el número de componentes únicos en un archivo de diseño entregado a desarrollo.

Cuenta sólo componentes únicos: ojo, sólo deberías medir los componentes únicos del archivo. Si un componente se repite muchas veces y cuentas esas repeticiones, al final lo que tendrás será un cálculo inflado y bastante lejos de la realidad.

Haz el cálculo cuando entregues el archivo de diseño: haz el cálculo sólo después de que el archivo de diseño esté aprobado y se haya entregado a equipo de desarrollo. Usar un archivo 'work in progress' para medir también te dará un cálculo inflado y no real.

Ejemplo: Feature simple

35 componentes únicos = el promedio en un feature simple 245 horas = 35 x 7 horas 6,860€ = 28€/hr x 245 horas

Ejemplo: Feature más complejo

72 componentes únicos = el promedio en un feature más complejo 504 horas = 72 x 7 horas 14,112€ = 28€/hr x 504 horas

Paso 3. Features entregados en un Q (Quarter)

Añade todos los features que hayas entregado en un Q entre todos los productos para tener una foto clara de las horas que has ahorrado y el ahorro en dinero.

Ejemplo: Una unidad de negocio en un Q

5 proyectos diferentes entregaron 26 features a desarrollo 10.015 horas ahorradas 280.410 € ahorrados

Paso 4. Pronósticos

Por último, puedes calcular la cantidad promedio de features entregados en un Q por proyecto y la cantidad promedio de componentes únicos en los archivos de diseño entregados para ese proyecto.

Promedio de features entregados: Trabaja con el Project Manager en definir este promedio basado en pasados Qs. Promedio de componentes únicos: promedio basado features simples y complejos sobre Qs anteriores.

Ejemplo: Un feature "Loyalty App"

18 features de media entregados por Q 53,5 componentes únicos de media por feature por Q (simple 35 + complejo 72 / 2)

374.5 horas = 53,5 x 7 horas 10.486€ = 28€/hr x 374.5 horas

Pronóstico total por Q, Loyalty App

6.933 horas ahorradas = 374.5 x 18 features 194.140€ ahorrados = 10.486€ x 18 features